3 points clés pour réussir son entrée dans la dématérialisation

Le passage à la dématérialisation en entreprise n’est pas si simple et demande une bonne organisation. Selon une étude mondiale réalisée par IDC, les problèmes de gestion des documents représentent une perte de 21 % de la productivité organisationnelle. Toutes les entreprises y sont confrontées au quotidien.

Rappel des enjeux d’un projet de Dématérialisation

  • Augmenter la visibilité sur les processus métier
  • Simplifier les flux de travail
  • Améliorer la productivité des équipes
  • Optimiser les coûts
  • Réduire les risques d’erreurs et de sécurité
  • Réduire son impact environnemental

Quelles sont les étapes ? Et comment le faire rapidement ?

Se préparer pour entrer dans l’ère de la dématérialisation

points-clés-dématérialisation

Voyons tout d’abord les 3 étapes majeures qui vont être déclinées pour passer à une gestion électronique documentaires : la capture des informations, le flux de travail numérique, l’archivage et la récupération des informations.

  • La première étape de capture permet de récupérer toutes les informations utiles au bon déroulement des processus métier. Ces informations sont issues de sources multiples telles que les e-mails, fax, courriers, formulaires Web ou documents papier.
  • La deuxième étape est ensuite de remplacer la gestion des documents papier par des flux de travail numériques simplifiés, avec des processus prédéfinis pour l’acheminement, la révision et l’approbation de documents. L’automatisation des processus permet de faciliter les flux de travail et le partage des informations entre les équipes.
  • La dernière étape consiste à archiver ces informations avec un accès contrôlé. Les documents numériques seront clairement organisés, facilement trouvables et utilisables grâce à l’indexation des données. Des mesures de sécurité et de sauvegarde strictes garantissent la récupération des informations en cas de problème.

Choisir une offre adaptée pour démarrer votre projet

Grace à son expérience dans la conduite du Changement, les équipes Belharra développent une approche projet novatrice.

Le besoin utilisateurs, bien souvent, n’est pas complètement formalisé. C’est pourquoi, en nous inspirant de la méthode Agile, nous avons packagé une prestation pour vous lancer en 3 jours : DocuWare Express.

En s’appuyant sur des modules préconfigurés DocuWare, nous déployons une application opérationnelle en un temps très court et un budget parfaitement maîtrisé.

Nous nous engageons à mettre en place une première application DocuWare avec un résultat rapide pour l’entreprise. Très rapidement, les utilisateurs bénéficient de la puissance de DocuWare pour concrètement gagner en productivité, tracer la circulation des documents et coordonner la prise de décision sur un périmètre « Métier ».

Pour en savoir plus, participez au 5 à 7 by La Mélée du 26 mai : je m’inscris.

Se faire accompagner par une équipe certifiée et expérimentée

 Il est maintenant temps de faire le choix de l’équipe qui accompagnera votre projet de transformation numérique pour améliorer la gestion et la circulation des documents, pour structurer la collaboration entre les employés.

En choisissant Belharra et DocuWare, nos clients profitent à la fois de l’expérience projet d’un intégrateur, et de l’expertise d’un éditeur pour sécuriser le déploiement de leur projet. 

Nos experts vous accompagnent dans la conduite du changement pour réussir votre projet.

Nos formateurs Belharra sont certifiés par l’éditeur Docuware et interviennent en tant qu’expert produit. Nous sommes également référencés DataDock pour la formation aux outils numériques.

Nous proposons un service de support Hotline & Assistance pour prendre en charge les demandes d’intervention soumises par l’équipe du client.

Pour en savoir plus, contactez-nous.

www.belharra.fr

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